Registri di dose: gestione e invio dati alle autorità preposte
Il D.Lgs. 101 del 31/07/2020 di recepimento della direttiva sulla radioprotezione, all’Art. 168, punti 3 e 4, stabiliva che le procedure e i dati di dose da fornire alle regioni e province autonome fossero definiti in un provvedimento successivo. Il 3 novembre 2023, con il decreto di attuazione dal titolo “Determinazione dei dati che gli esercenti provvedono a trasmettere alla regione o alla provincia autonoma di competenza per la valutazione dell’entità e la variabilità delle esposizioni a radiazioni ionizzanti a scopo medico della popolazione residente” sono state finalmente date le indicazioni ai detentori di apparecchiature radiologiche per uso medico.
Vediamo di tradurle insieme in istruzioni pratiche per gli studi odontoiatrici.
L’esercente, in accordo con l’esperto qualificato, ha il compito di istituire e tenere aggiornato un registro elettronico con i dati dosimetrici individuali. Al dentista, però, vengono in aiuto i produttori. Molti radiografici, infatti, integrano nel software di gestione delle immagini un database dei dati dosimetrici individuali.
Suggerimento
Alcuni programmi, come comportamento predefinito, hanno il registro di dose disabilitato. È consigliato contattare il fornitore del dispositivo per verificare l’esistenza e l’effettiva attivazione del sistema di registrazione. Potrebbe essere necessario aggiornare il software di gestione del radiografico.
Il decreto ha stabilito quali sono i dati da inviare. Nel caso degli studi odontoiatrici, secondo quanto stabilito nell’Allegato I, sarà necessario inviare i dati di dose di:
Nella routine dello studio odontoiatrico, quindi, si tratta tipicamente della Panoramica (OPT) e della Cone-Beam CT, anche se l’obbligo di creazione del registro si applica a tutti gli esami radiografici (D.Lgs. 101/2020, Art. 168, Punto 1). Si raccomanda comunque di confrontarsi con il proprio Esperto Qualificato per avere un supporto allineato con ogni eventuale aggiornamento/circolare/linea guida legato al provvedimento di legge.
Il dato dosimetrico da inviare è il DAP (Dose Area Product) espresso in Gy*cm² (Gray per centimetro quadrato). Questa informazione è generalmente presente all’interno dei registri di dose generati dai software di gestione del radiografico.
Suggerimento
Verificare che il proprio dispositivo stia registrando il valore del DAP, verificare inoltre se il dato è espresso in Gy*cm² o in mGy*cm² o altro fattore di scala. Il fattore di scala non è un problema in quanto lo si può trasformare con una semplice operazione matematica.
I dati, prima di essere inviati, devono essere elaborati e anonimizzati. L’elaborazione da effettuare è piuttosto complessa e consiste nel dividere il database per gruppi omogenei per tipo di esame, genere e fascia di età e fornire per ognuno di questi gruppi i seguenti dati
Suggerimento
Si tratta di operazioni che si consiglia fare eseguire da un consulente/fornitore dotato di adeguata preparazione. Per aiutare in queste operazioni abbiamo preparato un piccolo foglio di calcolo che permette di calcolare i valori per un singolo gruppo.
Quando bisogna inviare i dati così elaborati?
Le date di scadenza farebbero pensare di poter gestire la cosa con calma però, siccome la raccolta di queste informazioni deve iniziare dal 1° gennaio 2023, è importante verificare che il sistema di registrazione sia attivo e che le anagrafiche inserite siano corrette, come pure dare disposizioni in merito al personale dello studio.
Una cosa molto importante è la consistenza dei dati. Mentre la data di esame viene registrata automaticamente dal software, la data di nascita e il genere del paziente potrebbero non essere obbligatori in fase di inserimento della anagrafica. La mancanza o il valore errato di queste due informazioni, comporterebbe l’invio di dati inconsistenti e inutili ai fini statistici.
Suggerimento
Si consiglia di controllare le anagrafiche paziente e di integrare le informazioni mancanti e correggere quelle sbagliate.
Ultima cosa: l’integrazione con il gestionale studio. Queste applicazioni organizzano nei modi più disparati le informazioni che ricevono dal software di acquisizione. Alcuni gestionali archiviano gli esami in cartelle diversificate, causando di fatto la frammentazione del database e l’impossibilità di recuperare in modo automatico le esposizioni.
Suggerimento
Verificare con il fornitore del gestionale come vengono trattati i dati di dose e se è possibile il recupero automatico delle esposizioni effettuate.
Vediamo di tradurle insieme in istruzioni pratiche per gli studi odontoiatrici.
L’esercente, in accordo con l’esperto qualificato, ha il compito di istituire e tenere aggiornato un registro elettronico con i dati dosimetrici individuali. Al dentista, però, vengono in aiuto i produttori. Molti radiografici, infatti, integrano nel software di gestione delle immagini un database dei dati dosimetrici individuali.
Suggerimento
Alcuni programmi, come comportamento predefinito, hanno il registro di dose disabilitato. È consigliato contattare il fornitore del dispositivo per verificare l’esistenza e l’effettiva attivazione del sistema di registrazione. Potrebbe essere necessario aggiornare il software di gestione del radiografico.
Il decreto ha stabilito quali sono i dati da inviare. Nel caso degli studi odontoiatrici, secondo quanto stabilito nell’Allegato I, sarà necessario inviare i dati di dose di:
| Radiografie dentali | |
| 87.11.2 | RX CON OCCLUSALE DELLE ARCATE DENTARIE |
| 87.11.3 | ORTOPANORAMICA DELLE ARCATE DENTARIE |
| TC Cone Beam | |
| 87.03.E | TC DI SINGOLA ARCATA DENTARIA [DENTALSCAN] |
| 87.03.F | TC DELLE ARCATE DENTARIE [DENTALSCAN] |
Nella routine dello studio odontoiatrico, quindi, si tratta tipicamente della Panoramica (OPT) e della Cone-Beam CT, anche se l’obbligo di creazione del registro si applica a tutti gli esami radiografici (D.Lgs. 101/2020, Art. 168, Punto 1). Si raccomanda comunque di confrontarsi con il proprio Esperto Qualificato per avere un supporto allineato con ogni eventuale aggiornamento/circolare/linea guida legato al provvedimento di legge.
Il dato dosimetrico da inviare è il DAP (Dose Area Product) espresso in Gy*cm² (Gray per centimetro quadrato). Questa informazione è generalmente presente all’interno dei registri di dose generati dai software di gestione del radiografico.
Suggerimento
Verificare che il proprio dispositivo stia registrando il valore del DAP, verificare inoltre se il dato è espresso in Gy*cm² o in mGy*cm² o altro fattore di scala. Il fattore di scala non è un problema in quanto lo si può trasformare con una semplice operazione matematica.
I dati, prima di essere inviati, devono essere elaborati e anonimizzati. L’elaborazione da effettuare è piuttosto complessa e consiste nel dividere il database per gruppi omogenei per tipo di esame, genere e fascia di età e fornire per ognuno di questi gruppi i seguenti dati
- Numero di esami del gruppo
- Media
- Primo quartile
- Mediana
- Terzo Quartile
- 95 percentile
Suggerimento
Si tratta di operazioni che si consiglia fare eseguire da un consulente/fornitore dotato di adeguata preparazione. Per aiutare in queste operazioni abbiamo preparato un piccolo foglio di calcolo che permette di calcolare i valori per un singolo gruppo.
Quando bisogna inviare i dati così elaborati?
| Tipo di esame | Data | Note |
| TC Cone Beam | 31/12/2027 | Esami eseguiti dal 01/01/2023 |
| Radiografie dentali | 31/12/2031 | Esami eseguiti dal 01/01/2023 |
Le date di scadenza farebbero pensare di poter gestire la cosa con calma però, siccome la raccolta di queste informazioni deve iniziare dal 1° gennaio 2023, è importante verificare che il sistema di registrazione sia attivo e che le anagrafiche inserite siano corrette, come pure dare disposizioni in merito al personale dello studio.
Una cosa molto importante è la consistenza dei dati. Mentre la data di esame viene registrata automaticamente dal software, la data di nascita e il genere del paziente potrebbero non essere obbligatori in fase di inserimento della anagrafica. La mancanza o il valore errato di queste due informazioni, comporterebbe l’invio di dati inconsistenti e inutili ai fini statistici.
Suggerimento
Si consiglia di controllare le anagrafiche paziente e di integrare le informazioni mancanti e correggere quelle sbagliate.
Ultima cosa: l’integrazione con il gestionale studio. Queste applicazioni organizzano nei modi più disparati le informazioni che ricevono dal software di acquisizione. Alcuni gestionali archiviano gli esami in cartelle diversificate, causando di fatto la frammentazione del database e l’impossibilità di recuperare in modo automatico le esposizioni.
Suggerimento
Verificare con il fornitore del gestionale come vengono trattati i dati di dose e se è possibile il recupero automatico delle esposizioni effettuate.
